réunion au format hybride dans un bureau

On le sait, la crise du Covid a été très difficile à traverser pour les entreprises. Encore plus pour le secteur de l'événementiel, qui a du apprendre à se renouveler. Pour permettre au lien social de subsister, nombre d'entreprises ont eu recours aux visioconférences et autres outils numériques. Alors que la vie a repris son cours normal, beaucoup ont gardé ces méthodes de travail, ou ont alors opté pour la méthode hybride.

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Il s'agit d'un rassemblement qui a lieu à la fois de manière physique et virtuelle. Certains participants y assistent derrière leur ordinateur, et d'autres dans un lieu en présentiel. Ce concept est né aux Etats-Unis mais s'est répandu dans le monde entier suite aux restrictions sanitaires. Tous les participants peuvent participer pleinement à la rencontre grâce aux nombreuses innovations technologiques qui existent aujourd'hui.

Les plateformes offrent des fonctionnalités permettant de reproduire les mêmes interactions que lors d'événements physiques. Il est possible de s'exprimer à l'oral grâce au micro, d'écrire en temps réel grâce au chat. L'organisateur peut sous-diviser le groupe en différentes salles de réunion, envoyer des questionnaires...

Les avantages du format hybride

L'hybride doit son succès au fait qu'il propose à la fois les avantages d'un événement physique et ceux d'un événement digital.

Concernant le côté virtuel, cela permet notamment de rassembler des participants du monde entier et sans restriction de nombre. Cela s'avère bien pratique même si il faut parfois faire des compromis dûs aux décalages horaires. Les rencontres en ligne permettent aussi lorsqu'elles sont enregistrées d'avoir accès à des replays. Pratique donc, lorsqu'on n'a pas pu y assister pour une raison ou une autre. Il est aussi plus facile d'évaluer le succès de l'évènement grâce aux données récoltées sur l'audience en ligne et son engagement. 

En outre, cela occasionne une réduction considérable des coûts de transport mais aussi de matériel (y compris sanitaire car les gestes barrières sont respectés à moindre coût). La réduction des déplacements permet aussi de contribuer au développement durable. Enfin, cela engendre un gain de temps en terme d'organisation.

Les avantages du présentiel sont aussi existants : on retrouve un environnement humain et chaleureux, convivial. Il est également souvent plus facile de personnaliser l'événement pour les participants présents physiquement. Cela leur permettra d'en garder des souvenirs plus précis.

Organiser un événement hybride

Plusieurs règles d'or sont à observer pour s'assurer un événement hybride réussi.

Pour créer une vraie valeur ajoutée, il va d'abord falloir faire attention à ne privilégier aucun des deux publics. Souvent, les participants en présentiel sont des invités de marque, ou bien ceux qui maitrisent mal les nouvelles technologies. Et cela peut mener, même involontairement, à leur accorder plus d'importance. Or, il ne faut surtout pas délaisser le public qui se trouve derrière l'écran car il doit rester engagé pendant toute la durée de la rencontre.

Concernant le matériel, il faut éviter à tout prix les problèmes informatiques. En effet, l'évènement hybride dépend de A à Z de la maitrise du matériel et des logiciels nécessaires à son déroulement. C'est donc quelque chose qu'il est facile d'anticiper et les erreurs ne pardonneront pas. Les participants doivent être immergés du début à la fin, peu importe où ils se trouvent.

Pour la partie en présentiel, et dans la conjoncture actuelle, il faudra bien respecter les protocoles sanitaires. D'une part pour mettre les clients en confiance, et d'autre part pour éviter de recevoir une sanction de l'Etat. 

Plusieurs études ont démontré que beaucoup d'entreprises comptent prolonger ce type d'évènements même après la fin de la crise. C'est aussi le cas de Domaine du Goût, qui propose désormais ses dégustations de vin en ligne, mais aussi en format hybride !