Como sabemos, la crisis de Covid fue muy difícil de atravesar para las empresas. Más aún para el sector de eventos, que ha tenido que aprender a renovarse. Para permitir que continúen los vínculos sociales, muchas empresas han recurrido a la videoconferencia y otras herramientas digitales. Si bien la vida ha vuelto a su curso normal, muchos han mantenido estos métodos de trabajo o han optado por el método híbrido.
¿Qué es un evento híbrido?
Es una reunión que tiene lugar tanto física comoVirtual. Algunos participantes asisten detrás de su computadora y otros en un lugar presencial. Este concepto se originó en los Estados Unidos pero se ha extendido por todo el mundo debido a restricciones sanitarias. Todos los participantes pueden participar plenamente en el encuentro gracias a las numerosas innovaciones tecnológicas que existen en la actualidad.
Las plataformas ofrecen funcionalidades que permiten reproducir las mismas interacciones que durante los eventos físicos. Es posible expresarse oralmente gracias al micrófono, escribir en tiempo real gracias algato. El organizador puede subdividir el grupo en diferentes salas de reuniones, enviar cuestionarios ...
Las ventajas del formato híbrido
El híbrido debe su éxito al hecho de que ofrece tanto las ventajas de un evento físico como las de un evento digital.
En cuanto al lado virtual, esto permite en particular reunir a participantes de todo el mundo y sin restricción de número. Esto es útil incluso si a veces tiene que hacer concesiones debido a diferencias horarias. Las citas en línea también permiten, cuando se registran, tener acceso arepeticiones. Conveniente por lo tanto, cuando uno no pudo asistir por una razón u otra. También es más fácil evaluar el éxito del evento gracias a los datos recopilados sobre la audiencia en línea y su participación.
Además, esto conlleva una considerable reducción de los costes de transporte pero también de material (incluido el equipamiento sanitario porque se respetan los gestos de barrera a menor coste). La reducción de los viajes también contribuye al desarrollo sostenible. Finalmente, ahorra tiempo en términos de organización.
Las ventajas del cara a cara también están ahí: hay un ambiente humano cálido y amigable. También suele ser más fácil personalizar el evento para los participantes físicamente presentes. Esto les permitirá mantener recuerdos más precisos.
Organiza un evento híbrido
Se deben observar varias reglas de oro para garantizar un evento híbrido exitoso.
Para crear un valor añadido real, primero deberá tener cuidado de no favorecer a ninguno de los dos públicos. A menudo, los participantes cara a cara son invitados distinguidos o aquellos que no tienen un buen conocimiento de las nuevas tecnologías. Y esto puede llevar, incluso sin querer, a darles más importancia. Sin embargo, es importante no descuidar a la audiencia que está detrás de la pantalla porque debe permanecer involucrada durante toda la reunión.
En cuanto al hardware, los problemas de TI deben evitarse a toda costa. De hecho, el evento híbrido depende de la A a la Z del dominio del hardware y software necesarios para su desarrollo. Entonces esto es algo que es fácil de anticipar y los errores no perdonan. Los participantes deben estar inmersos de principio a fin, sin importar dónde se encuentren.
Para la parte presencial, y en la situación actual, será necesario respetar los protocolos de salud. Por un lado para dar confianza a los clientes y por otro para evitar recibir una sanción del Estado.
Varios estudios han demostrado que muchas empresas pretenden prolongar este tipo de eventos incluso después del final de la crisis. Este también es el caso deDominio del gusto, que ahora ofrece sus catas de vino online, ¡pero también en formato híbrido!